マイナンバー特集
マイナンバー特集

2016年1月より、「マイナンバー制度」が開始され、税務関係、社会保険関係の届出をする際に利用されるようになりました。

しかしながら、ほとんどの事業所様においては、どのようにマイナンバーを収集したらよいか、保管はどのように行ったらよいかなど、わからない点や不安な点を抱えていらっしゃるのではないでしょうか。

このページではそういった事業所様の疑問にお応えすべく、マイナンバーについてわかりやすく解説していきたいと思います

マイナンバーを確認するのは従業員本人だけでいいですか?

従業員だけでなく、その扶養家族、さらにパートやアルバイトの方についても確認する必要があります。

マイナンバーは従業員だけでなくその扶養家族、および社会保険に加入していないパートやアルバイトの方についても確認しなければなりません。
パートやアルバイトで短期間に離職した場合等、マイナンバーの取得を忘れると、後からでは大きな手間がかかる可能性がありますので、もれなく取得するようにしてください。

従業員がマイナンバーの提出を拒んだら?

法律上、提出を拒むことはできないのですが、まずは説得を試みることが重要です。

近年の個人情報保護重視の風潮からも、従業員がマイナンバーの提出を拒むケースも考えられます。書類にマイナンバーを提出することは法律上義務になっていますので提出を拒むことは本来できないのですが、納得しない従業員には下記の手順にて説得を試みるとよいでしょう。

  1. 書類にマイナンバーを記入することは法律上義務になっているので、提出するよう再度依頼する。
  2. 漏洩や盗難について従業員が不安に思っている場合には、会社の保管体制や保護規程を説明し、従業員の不安を取り除く。
  3. それでも従業員が拒否する場合には書類の提出機関(税務署、ハローワーク、年金事務所等)に指示を仰ぎます。

 

マイナンバーの保管にセキュリティシステムは必要?

会社内でのマイナンバーの管理が不安ならば、税理士事務所、社会保険労務士事務所にマイナンバーを使用する業務を委託することも選択肢となります。

マイナンバー制度導入以降、コンピュータシステムの会社などがコンピュータセキュリティシステムやクラウドシステムを盛んに営業しているとの情報もあります。
実際のところ、中小の企業でそういった対策まで必要でしょうか。

私の個人的な意見としては、中小企業で社員のマイナンバーを取扱う場合、紙ベースで管理をし、金庫等に厳重に保管する。これが最も適した方法ではないかと考えます。

ただし、金庫から盗まれることのないよう、警備システムを導入したほうがよいかと思いますが。

もしくは、これを機にマイナンバーを事業所で保管することはせずに、信頼できる税理士事務所、社会保険労務士事務所に業務を委託されることも考えてはいかがでしょうか。税理士事務所、社会保険労務士事務所に業務を委託した場合、マイナンバーの保管についても応じていただける事務所のほうが多いと思います。なお、その際には委託する事務所がISO27001、Pマーク、SRP認証制度等で認証されているセキュリティに関して一定のレベルを有している事務所であることを確認することが重要となります(ちなみに当事務所はSRP認証事務所です)。

当社は派遣業を営んでおります。登録の際にマイナンバーの提供を求めてもよいですか?

原則的には、登録の段階でマイナンバーの提供を求めることはできません。

登録の段階では実際に働く(稼働する)かどうかは不確定で、マイナンバー関係事務の発生は予想されませんので、原則として登録者のマイナンバーの提供を求めることはできません。
ただし、@登録時にしかマイナンバーの提供を求める機会がなく、A近い将来雇用契約が成立する可能性が高い場合には、マイナンバーの提供を求めることができると考えます。

当店では会員証を発行する際に本人確認書類の提示をお願いしています。現在は免許証やパスポート等で確認していますが、個人番号カードで確認しても大丈夫でしょうか?

個人番号カードの表面で住所・氏名を確認することはできますが、裏面のマイナンバーを見たり、控えたりすることは違法です

会員登録の際の本人確認を、免許証等で行っているお店も多いかと思います。レンタルビデオ店などで、免許証のコピーを取られたり、運転免許番号を控えられたりした経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

では、会員登録の際に、個人番号カードを用いて本人確認をすることはできるでしょうか。関係各所に確認をしたところ、以下のような回答を得ましたので掲載します。

・個人番号カードの表面を用いて、住所・氏名等を確認することは問題ない。

・個人番号カードの裏面に記載してあるマイナンバーを見たり、控えたりすることは違法

・お店の入会申込書にマイナンバーを記載する欄を設けることも違法

とのことでした。結論としては個人番号カードの表面のみを用いることは問題ないとのことでしたが、後々のトラブルを避ける意味からも、個人番号カードをこういった形の本人確認に用いることは避けたほうがよいでしょう。


万一、マイナンバーが漏えいした場合、どのような罪に問われるのでしょうか?

マイナンバーなどの情報を第三者に提供すると「4年以下の懲役 または200万円以下の罰金」が科せられます。

マイナンバーについて定めた法律(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)に違反した場合、重い罰則が科せられます。例えば、個人の秘密が記録されたマイナンバーなどの情報を第三者に提供すると「4年以下の懲役 または200万円以下の罰金」が科せられます。さらに気を付けたいことに、違反した当事者のみならず、事業主についても責任を問われることもあります。

また、刑事罰は逃れられた場合でも、被害者から損害賠償請求をされることも十分に考えられます。

そういった事態を避けるためにも、マイナンバーをどのように取り扱っていくべきか(自社で厳重に管理をし取扱うか税理士、社会保険労務士等に委託するか)を現時点から検討することをお勧めいたします。

お問合せ
かいじ社会保険労務士法人
〒405-0015
山梨県山梨市下石森859-6
TEL:0553-21-8187
FAX:0553-21-8188
メールでのお問合せ
 
 
メールマガジンのご案内
当事務所では毎月二回、会社に役立つメールマガジンを発行しております(登録無料)
ご希望の方は下記のページよりご登録をお願いいたします。
→登録ページへ

助成金冊子プレゼント
当事務所では、毎月先着5名様に最新の助成金を紹介した冊子をプレゼントしております(誠に勝手ながら、山梨県・東京都・長野県・静岡県内の事業主の方に限定させていただきます。同業者の方のご応募はご遠慮ください)。
さらに、同封のアンケートをFAXしていただきますと、御社にぴったりな助成金をアドバイスさせていただきます。
なお、営業電話等は致しませんのでご安心ください。
ご希望の方は下記のページよりご請求ください。
→請求ページへ